Thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh là lý do khiến các doanh nghiệp phải không ngừng gây ấn tượng với khách hàng từ những điều nhỏ nhất để thu hút khách hàng lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của mình. Đặc biệt, việc sở hữu một email công ty riêng dù chỉ là một việc nhỏ cũng giúp khách hàng ghi nhớ và có niềm tin vào doanh nghiệp của bạn. Email công ty cũng là cách bạn làm truyền thông, xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp tới khách hàng. Để hiểu hơn về điều này, các bạn hãy theo dõi những thông tin được chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
Hiểu đầy đủ về email công ty
Email công ty là khái niệm không còn xa lạ gì với các nhà quản trị doanh nghiệp. Và chắc chắn rằng đối với một nhà quản lý việc luôn nhắc nhở nhân viên nên sử dụng Email công ty trong các giao dịch với đối tác, với khách hàng như thế nào là việc làm được lặp lại đều đặn hằng ngày.
Trước hết chúng ta cần hiểu Email công ty là gì? Email công ty là một tài khoản thư điện tử được thiết lập dạng tenban@tencongty. Nó giúp cung cấp một hệ thống mail server cho công ty. Do đó, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng trong kiểm soát Email của nhân viên. Tự chủ trong việc cung cấp và bảo mật mọi dữ liệu trong hệ thống. Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng Email công ty trong tất cả các lĩnh vực. Ví dụ như: Kinh doanh, y tế, giáo dục, hay thậm chí là các tổ chức chính phủ. Với hệ thống này, người quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý thư tín, lịch công tác, tài liệu,…
Tầm quan trọng của email công ty
Có thể nói Email công ty là một phần không thể thiếu cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, không phải đặt tên Email theo ý muốn, sở thích cá nhân là được. Việc đặt tên Email công ty đều là sự tính toán rất kỹ lưỡng và chu đáo nhằm mục đích bất kỳ ai cũng có thể nhận ra bạn là ai trong một đống mail được gửi đến mỗi ngày.
Đầu tiên, hãy thử xem xét đến trường hợp doanh nghiệp bạn hiện chưa có một Email tên miền riêng? Vậy thì bạn đang bỏ lỡ nhiều cơ hội làm ăn tốt đẹp khi các Email bạn gửi đến đều không biết làm thế nào lại vào thư mục spam/ thư mục rác. Việc sử dụng Email công ty đang là giải pháp hiệu quả nhất trong việc xây dựng kết nối, tạo lập mối quan hệ với khách hàng, bởi có sự nhận dạng rõ rệt trong tên Email. Khách hàng sẽ biết bạn đến từ đâu, bạn tên là gì và bạn đem đến cho học những giá trị gì.
Cảnh báo những tác hại nếu doanh nghiệp không có email công ty
Trước hàng loạt những lợi ích mà email công ty mang lại, có thể bạn nghĩ rằng nếu sở hữu được email tên miền riêng thì càng tốt còn nếu không sở hữu thì cũng sẽ không ảnh hưởng quá lớn đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Nhưng trong thực tế, nếu không có email doanh nghiệp; bạn sẽ mắc phải hàng loạt những rủi ro tai quái mà không thể lường trước được.
Nguy cơ lớn nhất mà doanh nghiệp của bạn phải đối diện nếu vẫn sử dụng chung các hình thức email đại trà đó là nguy cơ bị rò rỉ hoặc đánh cắp thông tin một cách nghiêm trọng. Từ đó hàng loạt các dữ liệu của nội bộ có thể bị mất do mất tài khoản cá nhân. Kèm theo đó là những khó khăn hàng loạt trong việc quản lý nhân sự và các thông tin nội bộ.
Hướng dẫn cách tạo đặt tên Email công ty
Vậy thì cách tạo Email công ty tên miền riêng như thế nào? Vô cùng đơn giản. Bạn hãy mua một Email hosting với một tên miền phù hợp. Công ty ABC đặt tên web là congtyabc.com.vn, bạn mua Email hosting…@congtyabc.com.vn và chỉ thao tác đơn giản. Như vậy đã giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng rồi đấy.
Đối với những doanh nghiệp đã có nền tảng website và hệ thống mail tên miền riêng, hãy lưu ý đến chi tiết đặt tên cho các Email cá nhân. Bạn nên lưu ý nguyên tắc về kết cấu Email; để tạo nên cho doanh nghiệp mình một sự nhận dạng đồng nhất. Đối với Email công ty, các nhân viên nên sử dụng chữ ký cá nhân của mình. Bao gồm tên, chức danh, địa chỉ, số điện thoại… để tăng độ uy tín cho doanh nghiêp.
Tùy vào sự lựa chọn của từng doanh nghiệp sẽ có những kết cấu khác nhau. Nhưng thông thường là đặt theo những cú pháp quen thuộc.
Ví dụ, nhân viên tên Nguyen Van A thi se dat ten Email:
[email protected]/[email protected]….
Hoặc đặt theo phòng ban, ví dụ [email protected], [email protected]…
Kết luận
Việc đặt tên Email công ty sao cho chuyên nghiệp; cũng góp phần tạo nên thành công cho doanh nghiệp đó. Nếu xét về mặt lâu dài, việc tạo những Email như vậy sẽ giúp nhiều trong việc làm ăn kinh doanh. Vì khách hàng dễ nhớ dễ liên hệ. Với cá nhân mỗi nhân viên, họ cũng sẽ vui hơn. Bởi khi họ nghỉ việc tại công ty thì việc chuyển giao Email sẽ dễ dàng. Đồng thời họ sẽ không bị ảnh hưởng bởi công việc của công ty cũ khi chuyển đến công ty mới. Đây là một điều mà sẽ rất khó làm được nếu chỉ sử dụng Email miễn phí.